INSTRUCTIVO PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LOS COMITÉS DE FINAZAS
ACUERDO MINISTERIAL No. 185
FEHA. 29 DE ENERO DE 1988
EL MINISTERIO DE EDUCACIÓN DE GUATEMALA
CONSIDERANDO:
Que el ministerio de Educación es el encargado de normar, y controlar y ejecutar las acciones educativas pertinentes y tomando en cuenta que los Comités de Finanzas y los Tesoreros de los Centros Educativos confrontan problemas para desarrollar sus actividades por carecer de un instructivo que norma los procesos legales tendientes a la aplicación del Acuerdo No. 399 de fecha 7 de Diciembre de 1968;
POR TANTO:
En ejercicio de las funciones que le confiere el artículo 164 literal (f) de la Constitución Política de la República de Guatemala y con base en lo preceptuado en el artículo 15 literales b) y c) del Decreto Legislativo número 73-76 y de Acuerdo Presidencial No. 399 de fecha 7 de Diciembre de 1968,
ACUERDA:
Autorizar el instructivo del funcionamiento de los Comités de Finanzas, aplicación de los fondos y control de los mismos.
TÍTULO I
COMITÉ DE FINANZAS, FORMACIÓN
ARTÍCULO 1. El Comité de Finanzas debe ser formado por un mínimo de dos miembros del personal docente del establecimiento quienes en este caso uno como función de Presidente y uno como Tesorero.
ARTÍCULO 2. En las escuelas de maestro único el Presidente del Comité será un miembro de la comunidad y fungirá como Tesorero el maestro.
ARTÍCULO 3. En los Centro Educativos de mayor personal, alumnado y por ende, un ingreso voluminoso deberá ser integrado de la manera siguiente:
a) Presidente;
b) Vicepresidente;
c) Tesorero;
d) Pro tesorero;
e) Secretario;
f) Prosecretario
ARTÍCULO 4. Son funciones específicas para cada uno de los integrantes del comité, las siguientes:
a) Presidente:
1) Velar por el buen manejo de los fondos recibidos siendo responsable mancomunadamente con el resto del comité por cualquier anomalía.
2) Coordinar las actividades del comité, durante el ciclo que permaneciere.
3) Supervisar las operaciones de los libros actividades y compras para que se apeguen a las leyes contables vigentes.
b) Tesorero:
1) Operar el libro de caja del Comité.
2) Emitir los recibos de los fondos percibidos.
3) Tramitar la autorización de los Talonarios respectivos ante la Sección de Inventarios de la Oficina de Registro y trámite Presupuestal del ramo, durante el período de agosto a octubre cuya solicitud deberá ser firmada por la dirección del Establecimiento rigiéndose lo estipulado en la circular ESP. ORTP, que se indica al final del Presente (anexo 1).
4) Tramitar la autorización de los libros del Comité.
5) Es el principal responsable del manejo de los fondos.
6) Operar los libros auxiliares que se necesitare.
7) Abrir una cuenta bancaria, corriente o de ahorro, a nombre del comité, para seguridad de los fondos, registrando las firmas mancomunadas con el Presidente, cuyo cambio se efectuará antes de suscribir el Acta de entrega y recibo en el cambio de los miembros.
8) Mostrar al Comité las operaciones de Caja y Auxiliares mensualmente e informar del movimiento bancario registrado dentro de ese período.
9) Es el encargado de las compras, solicitando las respectivas facturas, recibos u otros comprobantes para respaldo de la operación de egresos.
c) Secretario:
1) Es el encargado de la correspondencia interna y externa del y para el comité.
2) Deberá velar por el cumplimiento del Acuerdo Presidencial No. 399 del 7 de diciembre de 1968 y las disposiciones que establece el presente instructivo. 3) Leer y dar a conocer el Contenido de las circulares para beneficio en el buen funcionamiento del Comité.
Artículo 5. Todas las obligaciones descritas anteriormente, serán realizadas con el visto bueno de la dirección del plantel y responderán mancomunadamente de las operaciones que efectúen.
Artículo 6. En caso de ausencia temporal del Presidente, lo sustituirá el Vicepresidente, al Tesorero, el Pro tesorero y al Secretario, el Prosecretario y por ausencia definitiva de cualquier miembro, deberá procederse inmediatamente a nueva elección, para llenar el cargo vacante.
Artículo 7. El período de funciones del Comité, será de un año improrrogable, exceptuándose el caso de los centros educativos que tengan menos de tres maestros, en los cuales solamente cambiaran cargos.
Artículo 8. El cambio de Comité debe efectuarse sin excusas, durante el mes de octubre; debiendo los miembros que entregan, dejar cerradas las operaciones al último día, entregar al nuevo comité los fondos del saldo consignados en el libro de caja, libros, documentos archivados y los talonarios de recibos autorizados para el siguiente ciclo, debiéndose para el efecto, levantar el acta respectiva de entrega-recibo.
TITULO II
FONDOS DE INGRESOS PRIVATIVOS
Artículo 9. Los fondos son exclusivamente para beneficio del alumnado, por lo cual serán manejados por el Comité y dentro del período escolar, iniciándose en la fecha del acto de apertura de labores cerrándose en la fecha del acta de clausura de ciclo.
Artículo 10. Los fondos de refacción escolar se destinarán única y exclusivamente para la elaboración de la misma.
Artículo 11. Los ingresos por cuotas privativas son de carácter benéfico para el establecimiento y los alumnos, por lo que dentro de sus gastos puede incluir de papelería, útiles escritorio, cuota telefónica (dando oportunidad al alumnado en caso necesario o de emergencia), pintura y materiales para reparaciones de menor cuantía, siempre y cuando el inmueble sea propiedad del Estado.
Artículo 12. Toda cuota extraordinaria debe ser autorizada por la Supervisión del nivel respectivo, conforme el Artículo 5 del Acuerdo Presidencial No. 399 del 7 de diciembre de 1968.
Artículo 13. Los fondos de estas cuotas serán destinados única y exclusivamente para los gastos y período del que fueron autorizados.
Artículo 14. En caso de algún remanente, deberá solicitar a la Supervisión, la autorización para incrementar un fondo que estuviere deficiente.
Artículo 15. La tienda escolar se manejará y generará fondos conforme las siguientes estipulaciones:
a) Estos fondos se manejan igualmente a lo indicado en los artículos 11 y 9 de este instructivo;
b) Queda prohibido que cualquier miembro docente o administrativo sea propietario o arrendatario de la tienda escolar; en caso especial, el alumnado podrá atenderla en forma de cooperativa;
c) Los ingresos normales de la tienda son por concepto de ventas diarias, comisión sobre ventas por personas particulares dentro del plantel, cualquier fondo por actividad que se realice en el establecimiento, previamente autorizada por la Supervisión (funciones de cine, rifas, kermeses, etcétera), siempre que la misma deje beneficio económico;
d) Si los fondos de la refacción escolar resultaren insuficientes, la tienda escolar deberá como prioridad uno, cubrirlos;
e) En virtud de la necesidad del Comité de Finanzas de adquirir, talonarios de recibos con impresión especial o corrientes, sellos de hule libros conforme su necesidad, podrá tomarse de los fondos que de la ganancia neta de la se perciban de la tienda.
f) La ganancia neta deberá ser entregada al Comité, el que a su vez en un período diario, semanal o como considere conveniente, extenderá el recibo correspondiente debidamente firmado por el Presidente y Tesorero, el cual servirá como documento de abono en las operaciones de egresos del libro Auxiliar respectivo;
g) En el caso de tienda particular, ésta deberá absorber sus gastos e instalará su propio contador eléctrico, para el funcionamiento de sus aparatos eléctricos.
Artículo 16. Los saldos existentes en Caja, al finalizar el ciclo y si hubiera que realizar gastos necesarios, deberán permanecer en la cuenta respectiva, disponiendo de los mismos, hasta la apertura del ciclo escolar siguiente.
TÍTULO III
LIBROS Y DOCUMENTOS
Artículo 17. La Oficina de Registros y Trámite Presupuestal, únicamente autoriza los libros privativos que maneja el Comité de Finanzas siguientes: Caja, cuenta bancaria y los auxiliares, (tienda, refacción, almacén, cuotas específicas autorizadas), los cuales deberán tener el rayado adecuado y suficiente folios para un uso prolongado.
Artículo 18. El libro de Caja o Caja Central, deberán ser empastados y a doble folio (debe y haber) con dos columnas en cada página, centralizando los ingresos y egresos de todas las cuotas privativas, cuotas específicas y ganancias de la tienda. Cerrándose mensualmente con los saldos de cada una de las cuentas al último día del mes y que pasarán al siguiente, firmando al pie de las operaciones al Tesorero, Presidente y con el Visto Bueno de la Dirección.
Artículo 19. El libro de Actas deberá registrar principalmente las actividades relevantes del Comité, especialmente el inicio y cierre de las actividades, entrega-recibo del saliente al entrante. Las sesiones que establece el artículo 6 del Acuerdo Presidencial No. 399, relacionado con las compras mayores de Q.10.00, en las escuelas de preprimaria y primaria y de Q.50.00 en los centros de Educación Media. También en los casos de compras en las que uno o más miembros no estén de acuerdo deberá de hacer constar en punto de acta el motivo que fundamente su oposición, que posteriormente resulte anómala o impropia la inversión y fuere motivo de reparo, excluirlos de responsabilidad. Firman los que intervienen.
Artículo 20. El libro de Cuenta Bancaria se llevará únicamente en los centros cuyos fondos sobrepasen de los Q.500.00, firmaran las operaciones el Tesorero, Presidente y Visto Bueno de la Dirección.
Artículo 21. Los libros Auxiliares serán llevados cuando sus operaciones se consideren voluminosos y deben registrarse por separado las diversas cuentas, para su manejo y control mejor de las mismas, puesto que en esto se asentará la información completa, especialmente en los egresos. Estos libros podrán, optativamente, ser los siguientes:
a) Tiendas Escolares: En este se registran las ventas diarias, comisiones sobre ventas y actividades previamente autorizadas por la supervisión (rifas, funciones varias, kermeses, etcétera). Los egresos lo constituyen las facturas de los productos y golosinas que se pondrán a la venta y los recibos que por concepto de ganancia neta extiende el Comité;
b) Refacción Escolar: En este se operarán los ingresos y egresos relacionados únicamente de la cuota y gastos de su elaboración (azúcar, carbón o gas, ocote, canela y pago por servicio de su preparación);
c) Almacén: Este registrará las entradas y salidas de los materiales guardados en bodega, adquiridos de los fondos privativos o donados, tales como: azúcar, papelería, materiales de construcción, pintura, plomería, etcétera;
d) Cuotas Específicas: éste operará los ingresos y egresos de cualquier cuota extraordinaria que fuere autorizada por la supervisión correspondiente, debiendo comprobar única y exclusivamente gastos afines para lo que fueron creadas.
Estos libros serán firmados por el Comité en pleno y Visto Bueno de la Dirección.
Artículo 22. Los ingresos serán aceptados únicamente cuyo respaldo sea a través de un recibo autorizado por la Oficina de Registro y Trámite Presupuestal, Sección de Inventarios y extendido por el Comité.
Artículo 23. La documentación de los egresos deberá constituir:
a) Factura debidamente legalizadas;
b) Recibos en papel sellado en los casos de servicios (extracción de basura, elaboración de refacción), con los requisitos siguientes: Complemento en timbre de conformidad a la ley de los mismos; papel y timbres comprados por el interesado; detalle completo del servicio y período del mismo, llevando al pie del recibo la firma, nombre, dirección residencial y número de cédula de vecindad de quien cobra;
c) Detalle de gastos de plaza, éstos se elaborarán para aquellas compras en que por su naturaleza no extienden los proveedores facturas ni recibo legal, tales como carbón, ocote, canela, fósforos, etcétera, debiéndose hacer un listado en hoja de papel simple, encabezando la indicación del gasto y período al que corresponde; enumerando uno a uno los artículos con su precio unitario y total, al final de los totales sumarlos para indicar el gran total del gasto y al pie de la hoja, firmado por el Secretario, Tesorero y Presidente y el Visto Bueno de la Dirección.
Toda documentación de los egresos deberá estar firmada y sellada al dorso, por el Comité y el Visto Bueno de la Dirección del Plantel.
TITULO IV
AUDITORÍAS
Artículo 24. El personal autorizado conforme el Artículo 13 del Acuerdo Presidencial No. 399, son los Supervisores Técnicos de Educación del nivel correspondiente.
Artículo 25. El Despacho Ministerial, a través de la Oficina de Registro y Trámite Presupuestal para la aplicación de éste instructivo, designa al personal siguiente:
a) Auditor Interno de la Planta Central;
b) Auxiliar del Auditor Interno;
c) Personal de la Sección de Inventarios de la Planta Central.
Artículo 26. Las auditorías deben realizarse dentro del período escolar en las formas siguientes:
a) Selectivas;
b) Ordenadas por la Superioridad;
c) Solicitadas por las Direcciones, miembros de los comités, maestros, padres de familia, que no estén de acuerdo con el manejo de los fondos u observación de alguna anomalía, siempre que se identifiquen las personas y las solicitudes tengan base legal; las cuales deberán dirigirse al Supervisor del plantel y una copia de la Sección de Inventarios de la Oficina de Registro y Trámite Presupuestal del Ministerio de Educación.
Artículo 27. Las intervenciones de las auditorías privativas, tienen como objeto velar por el buen manejo y aplicación de los fondos; así como las operaciones correspondientes que estén correctamente registradas en los libros y los requisitos legales que deben llenar los comprobantes de ingresos y egresos.
Artículo 28. En el caso de encontrar gastos que no benefician al alumno en especial, considerándolos como suntuosos o innecesarios, se procederá inmediatamente al reparo de los mismos, levantando, para el efecto, un acta en la que se dejará constancia y se ordenará al Comité y Dirección del Plantel, el reintegro de dicho gasto, exonerándose a la o las personas que en su oportunidad se opusieron, conforme acta de tal situación levantada con anterioridad.
Artículo 29. Si se suscitara desacato o reincidencia de una o más personas, se hará del conocimiento de la Superioridad, para los efectos legales que considere conveniente.
Artículo 30. El presente Acuerdo empieza a regir inmediatamente y deberá publicarse en el Diario Oficial.
EL MINISTERIO DE EDUCACIÓN DE GUATEMALA
