Organización para Gerenciar la Gestión de la Calidad Educativa
- Conceptualización
- Qué es organizar
- Importancia de la organización
- Caracteristicas de las organizaciones
- Elementos de la organización
- Principios de la organización
- Organigrama
- Criterios para elaborar organigramas
- Cómo estructurar o elaborar el organigrama
- Toda organzación debe tener su propio reglamento interno
1. Concetualización:
Organizar es realizar una cosa de modo que sus partes cumplan una función especial dentro de un todo, y de esta forma constribuyan a algún fin.
Organizar es la estructuración racional de las funciones administrativas y técnicas de las empresas o de una institución educativa, que tiene por objeto la optimización del esfuerzo pruductivo, y coordinar todos los recursos a través del proceso de planeamiento, organización dirección y control a fin de lograr objetivos establecidos por la administración.
2. QUÉ ES ORGANIZAR?
Terry dice: "Organizar es el arreglo de las funciones que se estimen necesarias para lograr el objetivo y es una indicación de la autoridad y la responsabilidad asignada a las personas que tienen a su cargo la ejecuciones respectivas".
Organizar es optimizar los recursos humanos y materiales, de tal manera que cumplan con los objetivos prouestos, bajo la dirección de un gerente, mismo que planificará y delegará funciones con un organigrama estructural y funcional elaborado en consenso.
3. Importancia de la organización:
Ninguna actividad se podrá realizar si no hay una buena organización, Por tanto, es importante, más que eso, es indispensable en cualquier nivel administrativo, la organización permitirá lograr los objetivos prefijados con menor esfuerzo y gasto, los ahorros de energía serán notables.
Que cada miembro de la institución sepa con precisión las actividades que va a desarrollar que una definición de sus funciones le permita trabajar con eficiencia, lo que redunda hay que simplificar o a su vez eliminar las fonfunsiones y mal entendidos en relación con el trabajo que a cada quien le corresponda cumplir.
Una buena organización del personal incluye la suficiente delegación de autoridad en forma ordenada a las personas indicadas.
4. Característivas de las organizaciones:
Las organizaciones tienen las siguientes características:
- Son estructuradas
- Dar funciones especificadas y organizadas
- Cada persona tiene asignadas resonsabilidades y recursos
- Cada gerente tiene la suficiente autoridad y facilidades para desempeñar las tareas asignadas
- La organización de las tareas está representado por organigramas
- Las Organizaciones también son normativas
- Las organizaciones tienen sanciones en tanto y en cuanto no se cumpla con las obliciones previstas
Organización es la estructura técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de una institución educativa, con el fin de lograr su máxima eficiencia y eficacia dentro de los planes, programas y proyectos y estos con sus respectivos objetivos señalados.
La organización es para la institución educaiva como el sistema nervioso para el cuerpo humano.
Es necesario explicar de mejor forma lo ante dicho:
- Estructurar significa ordenar, disponer, distribuir y agrupar las partes de un todo, esto es, formar el esqueleto de la institución educativa.
- También se refiere a cómo deben ser las funciones, jerarquías, las vías de comunicación, las instrucciones y el mando.
- Así mismo se refiere a cómo debe estructurar cada nivel, función o actividad para que en el futuro inmediato o mediato se alcance la mayor eficiencia y eficacia.
- Dícta en concreto cómo y que departamento, división se encargará de hacer cada cosa sin tener en cuenta las personas que ocuparán los cargos.
5. Elementos de la organización:
Los elementos de la Organización son:
Planes de acción
Autoridades
Responsabilidades y deberes
Plan de acción
Crear instrumentos institucionales para la gestión de la transferencia de conocimiento e innovación como incubadoras, disciplinas de emprendimiento.
Autoridad
El derecho de una persona a actuar, mandar y exigir a otra persona con fundamentos, con el objetivo que cumplan con los deberes previstos:
- Directa, cuando la línea entre el que da las órdenes y el que las recibe es ininterrumpida.
- Delegada, cuando existe un agente intermedio entre el que da las órdenes y el que los recibe.
La autoridad es el derecho a exigir la ejecución de deberes a otra persona, la autoridad descansa en la debida aceptación de las órdenes y las instrucciones para la persona a la que van dirigidas.
Responsabilidades
Es la obligación de responder a la ejercución de los deberes asignados. La responsabilidad es un atributo moral y está tipificado dentro de los valores del hombre.
Implica el cumplimiento de un deber u obligación de acuerdo con las órdenes dadas o las promesas hechas.
La autoridad sólo se delega en las personas de responsabilidad probada.
Deberes
Son las actividades asignadas a un individuo, las cuales deben realizarlas para cumplir con el objetivo propuesto.
Un deber es lo que una persona tiene obligación de hacer.
6. Principios de la organización:
Especialización: Cuando más se divide el trabajo, dedicado a cada funcionario o docente una actividad limitada y concreta, se obtiene siempre mayor eficiencia, eficacia, precisión y destreza.
Unidad de mando: Para cada función debe haber un solo jefe. Cada trabajador, sobre un mismo trabajo, debe recibir órdenes de un solo jefe. Existe un viejo proverbio que expresa: "nadie puede servir bien a dos señores". En administración es lo esencial para alcanzar el orden y la eficiencia.
En una pequeña institución educativa, la especialización o división de funciones no es indispensables, porque si así lo fuera la administración perdería su unidad, aumentaría los costos y por consiguiente menos eficiencia.
Equilibrio autoridad-responsabilidad: Debe precisar el grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel jerárquico, estableciéndose al mismo tiempo la autoridad que le corresponde ejercer. El procedimiento de transferir autoridad y responsabilidad se le llama delegación. Todo jefe que recibe la responsabilidad de realizar ciertas funciones, debe estar dotado de la autoridad para exigir y decidir sobre aquello que le ha sido encomendado administrar.
Equilibrio en dirección-control: Cada nivel jerárquico debe establecer el control necesario para asegurar la unidad de mando de todo el cuerpo administrativo. La autoridad se delega, en cambio, la responsabilidad se comparte. Nace entonces una especie de compromiso entre el delegado y el delegante. El primero debe cumplir con lo encomendado, el segundo debe exigir al primero resultados óptimos.
También es necesario organizar la parte administrativa para la asignación de funciones/roles para las personas que comparten una institución educativa, con el fin de asegurar el logro de los objetivos propuestos; para esto existen cinco elementos para cumplir con esta función:
- Determinar claramente las actividades necesarias para alcanzar los objetivos propuestos.
- Agrupar estas actividades en departamentos.
- Asignar la autoridad para llevarlo a efecto.
- Delegar la autoridad para llevarlo a efecto.
- Promover las actividades de coordinación, autoridad y comunicación vertical y horizontal en la estructura organizacional.
7. Organigrama:
Organigrama es la gráfica que muestra la estructura orgánica interna de la organización formal de una institución educativa; con el organigrama se determina las funciones, relaciones y niveles de jerarquía.
El organigrama se divide en dos:
- Organigrama Estructural
- Organigrama Funcional
Organigrama Funcional: es el que delimita las funciones de cada uno de los puestos de trabajo, además en el documentos se delimita las políticas, principios y objetivos de la institución educativa. Tanto el organigrama estructural como el funcional debe ser aprobado por las autoridades competentes.
Organigrama Estructural son los dibujos geométricos para determinar las jerarquías y puestos de trabajo, estos puestos de trabajo pueden ser: divisiones, departamentos, secciones o unidades. Cabe aclarar, mientras más dividido esté la institución habrá una pésima organización, mientras más sencillo sea el organigrama son útiles instrumentos de organización y nos revelan.
- La división de funciones.
- Los niveles jerárquicos.
- Las líneas de autoridad y responsabilidad.
- Los canales de comunicación.
- La naturaleza lineal o asesoramiento del departamento.
- Los gerentes/jefes de cada equipo de personas que laboran.
- Las relaciones entre divisiones, departamentos, secciones y unidades.
¿PARA QUÉ EL ORGANIGRAMA?
Con el organigrama podemos.
a) Apreciar la estructura general y sus relaciones de trabajo en las instituciones educativa.
b) Demostrar quién depende de quién.
c)Guardar como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio de información al público sobre las relaciones de trabajo de la organización.
d)Dar a conocer la forma en que se han asignado los diferentes deberes y actividades.
Formas de los organigramas:
Existen tres formas de representar los organigramas:
- Vertical que es el más usual
- Horizontal es poco usual
- Circular es el que se practica muy poco
- Mixto que casi no lo practican
8. Criterios para elaborar organigramas:
- Debe ser de utilidad, sencillo y práctico.
- Que sea fiel reflejo de las jerarquías existentes.
- Tiene que ser divulgado a todos loa componentes de la Comunidad Educativa.
- Siempre debe estar actualizado.
- Primero hay que crear puestos de trabajo, luego, llenar esos puestos con personal idóneo, pero nunca lo contrario.
- Es bueno para la promoción y los ascensos.
- siempre debe figurar las funciones y no el nombre de las personas.
9. Cómo estructurar o elaborar el organigrama:
- Conocer el objetivo.
- Dividir el trabajo en operaciones parciales.
- Dividir las actividades en unidades prácticas.
- En el caso de organigrama funcional, para cada actividad o grupo de actividades, definir con toda claridad las obligaciones e indicar quien deberá desempeñarlas.
- Por costumbre asignar personal especializado y con experiencia.
- Delegar la autoridad necesaria al personal asignado.
Para elaborar el organigrama es necesario graficar utilizando las siguientes líneas:
9. Toda organización debe tener su propio reglamento interno
Todas las actividades por más insignificantes que sean deben tener sus reglas de juego, en otras palabras un Reglamento, este debe contemplar como base:
- Filosofía
- Políticas Jurídicas
- Estructura Física
- Recursos Humanos
- Títulos
- Capítulos
- Artículos: Numerales y Literales.
Datos informativos (Referente a la institución)
CAPITULO II
Objetivos (Se refiere a las metas que persigue cada institución con relación a: Recursos Humanos y materiales)
CAPITULO III
Recursos humanos y organización de la institución: Autoridades, Personal Docente, Personal Administrativo, Padres de familia, alumnos y personal de servicio.
CAPITULO IV
De las autoridades: Rector, Vicerrector, Inspector General, Director.
CAPITULO V
De os organismos: Consejo Educativo Comunitario, Consejo Directivo, Consejo Técnico, Junta de Profesores, Asamblea General, Colecturía, Secretaría, Laboratorio, Servicios generales; de acuerdo a la institución son las atribuciones.
CAPITULO VI
Delas comisiones: asuntos sociales, culturales, etc.
CAPITULO VII
Guías especiales, De turno, Inspector, Profesor; funciones, atribuciones, derechos.
CAPITULO VIII
De los alumnos: Derechos, obligaciones, prohibiciones.
CAPITULO IX
De la evaluación: académica y disciplinaria.
CAPITULO X
De los estímulos y sanciones: Directivos, Docentes, Alumnos, Administrativos, Miembros del Consejo Educativo Comunitario.
CAPITULO XI
De los nombramientos: Abanderados, Escolta, Mejores egresados, Miembros del Consejo Educativo Comunitario, Profesores y Administradores.
CAPITULO XII
De las organizaciones estudiantiles: Consejo Estudiantil, Clubes, Comisiones, De la Asociación de Egresados.
CAPITULO XIII
De los padres de familia.
CAPITULO XIV
CAPITULO I
Del Régimen Escolar: Paseos, Fiestas patronales, Fiestas estudiantiles.
